W polskim systemie prawnym dopuszcza się zawarcie umowy najmu mieszkania w dowolnej formie, jednak dla lepszego zabezpieczenia interesów stron zdecydowanie rozsądniejszym rozwiązaniem jest zawarcie umowy pisemnej. Jednak bez względu na formę jaką wybiorą strony, na ustalenie kilku kwestii powinny zwrócić szczególną uwagę.
Przede wszystkim warto upewnić się, czy osoba z którą umowę będziemy podpisywać, posiada tytuł prawny do mieszkania lub umocowanie do tego typu czynności. Wynajmujący na żądanie najemcy powinien więc okazać dokument potwierdzający, iż konkretna nieruchomość jest jego własnością. Jeśli umowa zawierana jest np. przez pośrednika nieruchomości, powinien on przedstawić stosowne umocowanie, lub dokument, na podstawie którego może taką umowę zawrzeć.
Następnym punktem wymagającym precyzyjnego ustalenia jest długość trwania umowy oraz sposób i okres jej wypowiedzenia. Jeśli umowa będzie zawarta na co najmniej rok, musi mieć formę pisemną. Ponadto umowa może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, a z każdym z tych rozwiązań wiążą się inne konsekwencje. Umowa na czas określony kończy się wraz z upływem oznaczonego w niej terminu, a najemca ma obowiązek opróżnić lokal. Jej rozwiązanie czy wypowiedzenie przed terminem jest możliwe jedynie w wypadkach, które zostaną wskazane w umowie. Jeśli takich zapisów nie ma, to wypowiedzenie umowy przed terminem grozi sankcjami finansowymi i dotyczy to zarówno najemcy jak i wynajmującego. Jednak z drugiej strony właściciel nieruchomości ma zagwarantowany przypływ gotówki z tytułu najmu przez określony czas, a najemca nie musi się martwić o swoje lokum. Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony jest znacznie łatwiejsze, a jego terminy określają przepisy, lub strony w umowie.
Nie można pominąć także kwestii finansowych. W umowie strony ustalają wysokość czynszu oraz termin i sposób jego zapłaty. Aby uniknąć w przyszłości nieporozumień, warto w niej zawrzeć także informację o sposobie uiszczania pozostałych opłat wynikających z eksploatacji mieszkania, czy kosztów związanych z remontami i dostosowaniem lokalu do potrzeb najemcy. Istotnym zapisem jest także kwestia zmiany wysokości czynszu, czy taka możliwość przysługuje wynajmującemu i w jakim czasie musi o tym poinformować najemcę. Często, jeśli nie zawsze, wynajmujący pobierają od najemców pewną kwotę tytułem kaucji. Służy ona jako zabezpieczenie w przypadku zaległości powstałych po stronie najemcy, związanych z nieopłacaniem czynszu czy wyrządzonymi szkodami, których nie chce pokryć. W umowie należy zapisać wysokość kaucji oraz sposób jej uiszczenia.
Poza określonymi wyżej kwestiami każda umowa najmu powinna zawierać podstawowe informacje o stronach, ich imiona i nazwiska, adresy, PESELE i dane kontaktowe. Do wszystkich kwestii związanych z najmem, także tych, które nie zostaną uregulowane umową, stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.
Aby nie powstały wątpliwości co do stanu mieszkania z chwili wprowadzenia się do niego nowego lokatora, strony powinny także sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, zawierający szczegółowy spis urządzeń, mebli i sprzętów znajdujących się w mieszkaniu. Warto także zapisać w nim aktualny stan liczników, aby rozliczanie mediów prowadzone było w sposób rzetelny.
Polskie prawo dopuszcza jeszcze jeden rodzaj umowy najmu, zawarty między osobami, które nie prowadzą działalności gospodarczej związanej z wynajmem nieruchomości. Jest to najem okazjonalny, który w jeszcze lepszy sposób zabezpiecza interesy stron, jednak z przewagą interesów właściciela nieruchomości. Jest to rozwiązanie alternatywne dla tradycyjnego najmu, w którym zgodnie z przepisami o ochronie praw lokatorów na uprzywilejowanej pozycji jest najemca, który może okazać się nieuczciwy. Wtedy usunięcie go z mieszkania może być kłopotliwe i zająć wiele czasu. Umowa najmu okazjonalnego sporządzana jest przez notariusza w formie aktu notarialnego. Poza standardowymi zapisami umowy najmu zawiera dodatkowo oświadczenie najemcy o dobrowolnym opuszczeniu lokalu w chwili rozwiązania bądź wypowiedzenia umowy. Dodatkowo najemca wskazuje adres, będący w razie potrzeby jego lokalem zastępczym, wraz ze zgodą właściciela tego lokalu. Do tego rodzaju umowy dołącza się również oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, co w przypadku gdyby zalegał z płatnościami za co najmniej dwa pełne okresy płatności, umożliwi właścicielowi nieruchomości wszczęcie egzekucji i eksmisji w trybie uproszczonym bez konieczności przeprowadzania czasochłonnego postępowania sądowego.
