Protokół zdawczo-odbiorczy jest dokumentem sporządzanym przez strony podczas przekazywania mieszkania w momencie jego zakupu lub w momencie rozpoczęcia i zakończenia umowy najmu. Jego celem jest ochrona interesów kupującego lub najemcy i wynajmującego. W pierwszym przypadku protokół sporządza się po to, aby uniknąć nieporozumień co do zauważonych szkód w mieszkaniu lub jego wyposażeniu i odpowiedzialności co do ich usunięcia, w drugim natomiast aby wykazać, że najemca po upływie umowy oddał lokal wynajmującemu w stanie niepogorszonym.
Sporządzenie protokołu przy odbieraniu mieszkania od sprzedawcy jest koniecznością wyłączne w wypadkach jeśli jest to mieszkanie zakupione bezpośrednio od dewelopera. W dokumencie nabywca umieszcza wszelkie niedoróbki i niezgodne z umową sprzedaży rozwiązania, które zauważył, a deweloper na tej podstawie zobowiązuje się do ich usunięcia w określonym czasie. W przypadku zakupu mieszkania z rynku wtórnego sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego zależy od woli stron, jednak dla zabezpieczenia swoich interesów zaleca się jego podpisanie. Po realizacji transakcji mogą bowiem wyjść na jaw wady, o których sprzedający miał wiedzę, a które umknęły uwadze kupującego. Na podstawie protokołu łatwiej będzie dochodzić swoich roszczeń wobec sprzedającego, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ponadto sporządzenie protokołu wymaga dokładniejszego przyjrzenia się poszczególnym elementom, instalacjom, wyposażeniu itp., co może ujawnić szkodę już w momencie tworzenia dokumentu.
Jeśli przekazanie mieszkania odbywa się na mocy podpisanej między stronami umowy najmu, głównym celem tego załącznika jest weryfikacja, czy podczas trwania umowy najemca nie doprowadził do pogorszenia się stanu mieszkania z chwili przekazania. Na tej podstawie łatwiej dokonać ewentualnych rozliczeń między stronami, wynikających z potrącenia opłaconej przez najemcę kaucji na poczet ewentualnych dokonanych przez niego szkód. W tym wypadku dokument sporządza się przy przekazaniu mieszkania najemcy oraz przy jego oddaniu wynajmującemu po zakończeniu umowy.
W obu jednak wypadkach w protokole zdawczo-odbiorczym, mimo, iż żadne przepisy nie narzucają wymogu co do jego treści, aby prawidłowo spełniał on swoją rolę, powinien zawierać informacje o dacie i miejscu sporządzenia, imionach nazwiskach bądź nazwach stron, ich adresach. W protokole należy także wskazać umowę sprzedaży bądź najmu, do której stanowi on integralny załącznik (rodzaj, numer umowy i data jej podpisania). Niezbędne jest także dokładnie oznaczenie mieszkania, jego adresu, i ewentualnych pomieszczeń do niego przynależnych.
Najbardziej obszernym i czasochłonnym fragmentem protokołu jest opisanie stanu technicznego każdego z pomieszczeń oraz znajdujących się w nim elementów wyposażenia. Należy tu uwzględnić stan ścian, podłóg, sufitów, stolarki okiennej, a także znajdujących się w mieszkaniu mebli, sprzętów i innych przedmiotów. Jeśli zawierają one usterki, albo widoczny jest na nich stan zużycia, należy tą informację zawrzeć w protokole. Im bardziej precyzyjny jest opis tym lepiej protokół zabezpiecza interesy stron.
Do protokołu warto dodać także dokumentację fotograficzną każdego pomieszczenia i rzeczy w nim pozostawionych, która powinna być w nim wskazana jako załącznik. Bez znaczenia jest przy tym czy ma ona formę zdjęć wywołanych czy plików na płycie CD.
Dodatkowymi informacjami jakie powinny się znaleźć tu znaleźć są spisane stany liczników, informacja o ilości przekazanych kompletów kluczy, w tym także do ewentualnych pomieszczeń przynależnych do mieszkania, w razie potrzeby inne uwagi stron. Ponadto powinny one załączyć oświadczenie, iż wskazany w protokole i załączniku w postaci dokumentacji fotograficznej stan mieszkania jest zgodny ze stanem faktyczny, i obie strony taki stan akceptują i nie zgłaszają do niego zastrzeżeń.
Protokół zdawczo-odbiorczy powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej z umawiających się stron, i przez każdą z nich podpisany.
