25 maja wejdą w życie zaostrzone przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, tzw. RODO. Obejmą one każdego, kto takie dane zbiera, gromadzi i przetwarza, w tym również wynajmujących nieruchomości. Za nieprzestrzeganie nowych zasad grozić będą surowe kary, jak więc się do zmian przygotować?
Za dane osobowe uważa się informacje umożliwiające zidentyfikowanie konkretnej osoby fizycznej. Przez przetwarzanie danych należy natomiast rozumieć wszystkie operacje na tych danych, czyli m in. zbieranie, organizowanie, utrwalanie, modyfikowanie, przechowywanie, usuwanie lub niszczenie. Podczas zawierania umowy najmu, najemcy powierzają właścicielom mieszkań swoje dane, w tym imię i nazwisko, adres zameldowania, serię i numer dowodu osobistego, czy numer PESEL. Należy mieć na uwadze, że nie wszystkie umowy najmu podlegać będę restrykcjom wynikającym z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Obowiązku ich przestrzegania nie będą miały osoby fizyczne, które dane te posiadły w ramach czynności o charakterze osobistym lub domowym. Mowa tu o takich umowach najmu, które nie kwalifikują się do umów związanych z działalnością zawodową i handlową.
Oznacza to, że osoby fizyczne, które wynajmują mieszkania poza działalnością gospodarczą, nie będą podlegały regulacjom RODO. Natomiast jeśli najem będzie dotyczył krótkich terminów, a oferta znajdzie się na jednym z portali rezerwacyjnych, wówczas obowiązek stosowania Rozporządzenia powstanie. Wynajmujący będzie więc musiał w odpowiedni sposób chronić dane osobowe najemców.
Zawierając umowę najmu konieczne będzie ustalenie celów i sposobu zebrania danych. Jeśli budynek jest strzeżony lub chroniony przez firmę ochroniarską, konieczne może się okazać przekazanie jej danych osobowych najemcy. Wynajmujący ma więc obowiązek poinformować najemcę, jakie jego dane będą przetwarzane, jaki jest cel, a jakie podstawy prawne tych działań, a także jakie prawa przysługują najemcy z tego tytułu, w tym np. prawo do informacji, dostępu do danych, do żądania ich usunięcia. Ważne przy tym, by wszystkie informacje w tym zakresie przedstawione były w miarę prostym, przystępnym i zrozumiałym językiem.
Wszystkie ustalenia dotyczące danych osobowych powinny być zawarte w postaci oddzielnej umowy lub jako dodatkowa klauzula w umowie najmu. Ponadto wynajmujący musi pamiętać, że jako administrator danych osobowych, powinien korzystać wyłącznie z usług podmiotów, które również przestrzegają wymogów stawianych przez RODO. Za każdym razem, kiedy musi on udostępnić dane najemcy innemu podmiotowi, np. zarządcy budynku, spółdzielni, czy wspomnianej firmie ochroniarskiej, konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody najemcy. Brak takiej zgody jest jednoznaczny z niemożnością przekazania danych, a w przypadku złamania tego zakazu, wynajmującego mogą dotknąć wymierne konsekwencje finansowe.
